Sygnaliści

ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE

W związku z wejściem w życie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928) organ publiczny, którym jest Burmistrz Miasta i Gminy Łasin wdrożył procedurę zgłoszeń zewnętrznych.

Wyżej wymieniona ustawa w zakresie swojej regulacji wdraża dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L 305 z 26.11.2019, str. 17, Dz. Urz. UE L 347 z 20.10.2020, str. 1, Dz. Urz. UE L 265 z 12.10.2022, str. 1 oraz Dz. Urz. UE L 150 z 09.06.2023, str. 40).

Procedura, o której mowa powyżej została wdrożona w Urzędzie Miasta i Gminy w Łasinie, zarządzeniem Nr 88/2024 Burmistrza Miasta i Gminy Łasin z dnia 23 grudnia 2024r. w sprawie ustalenia procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Urzędzie Miasta i Gminy w Łasinie.

I. DANE KONTAKTOWE:

Sygnalista może dokonać zgłoszenia w następujących formach (kanały zgłoszeniowe):

1.mailowo za pomocą dedykowanego adresu poczty elektronicznej: sygnalista@lasin.pl;

2.listownie na adres do korespondencji: Urząd Miasta i Gminy w Łasinie, ul. Radzyńska 2, 86-320 Łasin - na kopercie należy dodać dopisek „Zgłoszenie od Sygnalisty, nie otwierać w kancelarii”;

3.osobiście w trakcie spotkania z Koordynatorem lub jego Zastępcą (pokój nr 13 w budynku Urzędu Miasta i Gminy w Łasinie).

Osobami upoważnionymi do przyjmowania zgłoszeń od Sygnalistów w naszym Urzędzie są:

Wojciech Marchlewski – Koordynator

Beata Zientarska – Zastępca koordynatora

II. WARUNKI OBJĘCIA SYGNALISTY OCHRONĄ:

Sygnalista będzie objęty ochroną od momentu dokonania zgłoszenia zewnętrznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, ze informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

III. TRYB POSTĘPOWANIA ZE ZGŁOSZENIAMI ZEWNĘTRZNYMI:

1.Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia na podany adres kontaktowy - niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia.

2.Wstępna weryfikacja zgłoszenia (czy dotyczy ono jednej z dziedzin wymienionych w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów).

3.Badanie zgłoszenia pod kątem właściwości organu.

4.Podjęcie działań następczych lub przekazanie sprawy do organu właściwego.

IV. TERMIN PRZEKAZANIA INFORMACJI ZWROTNEJ

Warunkiem przekazania informacji zwrotnej oraz wydania zaświadczenia o objęciu ochroną jest podanie przez Sygnalistę adresu do kontaktu.

Informację zwrotną sygnalista otrzyma w ciągu 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego (w uzasadnionych przypadkach w ciągu 6 miesięcy) w postaci:

1.informacji o pozytywnej weryfikacji zgłoszenia tj. poprawne zgłoszenie naruszenia prawa;

2.informacji o negatywnej weryfikacji zgłoszenia tj. braku naruszenia prawa.

Informacja zwrotna zawierała będzie rodzaj podjętych lub planowanych działań następczych wraz z uzasadnieniem lub powody uznania zgłoszenia jako brak naruszenia prawa.

V. ZASADY POUFNOŚCI MAJĄCE ZASTOSOWANIE DO ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH

Do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Urzędzie Miasta i Gminy w Łasinie dopuszczone są tylko osoby, które są do tego upoważnione, zobowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskają w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych.

VI. ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

•Dane osobowe Sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty oraz w wypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie. Przed dokonaniem takiego ujawnienia, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym Sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu, przygotowawczemu lub sądowemu.

•Podmiot prawny albo organ publiczny po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

•Administrator informuje osoby wskazane w zgłoszeniu lub osoby, których dotyczy zgłoszenie, na podstawie art. 14 RODO, o zasadach przetwarzania ich danych osobowych, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że Sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

•Administrator realizuje prawo dostępu do danych osobowych osób wskazanych w zgłoszeniu lub osób, których dotyczy zgłoszenie, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

•Dane osobowe przetwarzane, w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez podmiot prawny oraz organ publiczny przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego w celu podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. –

•Urząd usuwa dane osobowe oraz niszczy dokumenty związane ze zgłoszeniem po upływie okresu przechowywania. Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) nie stosuje się. Chyba, że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych.

VII. CHARAKTER DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH

•Koordynator dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy – na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

•W ramach postępowania, Koordynator lub wyznaczony przez niego zespół może zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do sygnalisty o udzielenie dodatkowych wyjaśnień.

•W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, Urząd może przekazać zgłoszenie jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym, lub innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.

•Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Urząd poinformuje osobę dokonującą zgłoszenia o takim odstąpieniu. W razie kolejnego zgłoszenia – Urząd pozostawi je bez rozpoznania oraz bez informacji zwrotnej.

•Urząd, jeśli przewidują to przepisy odrębne, bez zbędnej zwłoki przekazuje właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu, w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez te instytucje, organy lub jednostki.

VIII. ŚRODKI OCHRONY PRAWNEJ I PROCEDURY SŁUŻĄCE OCHRONIE PRZED DZIAŁANIAMI ODWETOWYMI ORAZ DOSTĘPNOŚĆ POUFNEJ PORADY DLA OSÓB ROZWAŻAJACYCH DOKONANIE ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNEGO

•Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań (art. 11 uos)

•Sygnalista ma prawo do żądania odszkodowania lub zadośćuczynienia w przypadku, gdy doświadczy on działań odwetowych – (art. 14 uos)

•Informacji na temat sposobu sygnalizowania naruszenia prawa w ramach zgłoszenia zewnętrznego, a także informacji na temat przysługujących sygnaliście środków ochrony prawnej oraz informacji nt. realizacji swoich praw udziela:

•Koordynator -Wojciech Marchlewski – pokój nr 13 tel. 56 466 50 43 wew. 51

•Sygnalista ma również możliwość skorzystania z poufnej porady prawnej w Urzędzie Miasta i Gminy w Łasinie przed zgłoszeniem naruszenia prawa. W celu umówienia wizyty z radcą prawnym prosimy o kontakt z Sekretariatem Urzędu.

IX. OCHRONA PRZED ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

•Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób, lub obowiązków określonych w przepisach prawa , w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, pod warunkiem, że Sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

•W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa wyżej, Sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

•Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem, ze takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

X. ZACHĘTA DO KORZYSTANIA Z PROCEDURY ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH PODMIOTU PRAWNEGO W PRZYPADKU, GDY NARUSZENIU PRAWA MOŻNA SKUTECZNIE ZARADZIĆ W RAMACH STRUKTURY ORGANIZACYJNEJ PODMIOTU PRAWNEGO, A SYGNLISTA UWAŻA, ŻE NIE ZACHODZI RYZYKO DZIAŁAŃ ODWETOWYCH

Urząd Miasta i Gminy w Łasinie podkreśla, że to Sygnalista podejmuje swobodną decyzję o sposobie dokonania zgłoszenia. Zachęcamy jednak do korzystania, o ile to możliwe, z procedury zgłoszeń wewnętrznych, aby zgłoszenia jak najszybciej trafiały do tych podmiotów prawnych, których zgłoszenie dotyczy, po to, aby mogły one zająć się skutecznie takim zgłoszeniem w ramach przewidzianych przez siebie procedur.

XI. DANE KONTAKTOWE RZECZNIKA PRAW OBYWATELSKICH

Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich

al. Solidarności 77

00-090 Warszawa

EMAIL: BIURORZECZNIKA@BRPO.GOV.PL

EPUAP: Elektroniczna Skrzynka Podawcza: /RPO/SkrytkaESP